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Intranet de la Région Île de France : connecter et fédérer 10 400 agents autour d’une Smart region

Audit | Intranet collaboratif | Charte éditoriale | Design & UX

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Région Île de France
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L'enjeu

Début 2018, les 1 800 agents du siège de la région Île-de-France, auparavant répartis sur une dizaine de sites se sont installés au sein d’un nouveau bâtiment, neuf, moderne, design et connecté. Cet emménagement était, pour la collectivité, l’opportunité de mettre en place de nouvelles méthodes de travail permettant de décloisonner les équipes, de créer plus de transversalité et plus d’efficacité entre les agents et les équipes.

Les 8 600 agents des lycées répartis dans les 471 établissements du territoire sont d’autant plus concernés par la refonte de l’intranet qu’ils sont géographiquement éloignés du siège. C’est pourquoi, le nouveau site se veut inclusif, innovant et participatif de manière à renforcer leur sentiment d’appartenance à la région.

La Région souhaitait profiter de l’opportunité de l’emménagement du siège sur son nouveau Site à saint-Ouen pour refondre son intranet afin qu’il incarne ces ambitions et soit le reflet de ces nouvelles conditions de travail, pour tous les agents. Plus qu’une simple refonte graphique, il doit proposer une ergonomie facilitée, un contenu réorganisé et une expérience utilisateur optimale, pour n’importe quel agent.

Eolas, agence web à Grenoble, a été retenue pour mettre en œuvre cette refonte. La première étape de ce projet, avant les développements, a été de travailler sur les aspects éditoriaux et UX de ce futur intranet à travers un audit fonctionnel et éditorial, une phase de recueil de besoins et l’élaboration d’une charte éditoriale.

Le plan d'action

Phase d’observation et recueil

Pour commencer la phase éditoriale, les contenus présents sur l’intranet actuel ont été passés au crible afin d’identifier les écueils récurrents, les points à optimiser ainsi que les bonnes pratiques existantes.

Parce que l’intranet se construit pour les agents, ils ont largement été consultés lors de cette phase : l’équipe UX d’Eolas a ainsi réalisé une étude quantitative en ligne, un focus group ainsi que 12 entretiens en face à face afin de cerner leurs attentes, leurs besoins et les éléments à conserver.

Cette phase a permis d’établir des persona qui permettront de guider et cadrer les prochaines phases du projet.

Définition d’une nouvelle arborescence pour organiser au mieux les contenus

L’un des principaux enseignements de la phase d’observation était le manque d’organisation des contenus, la difficulté de trouver les informations recherchées. Afin de proposer une navigation optimale, l’arborescence a été complètement repensée lors d’un atelier participatif et ludique : le tri de cartes. La nouvelle arborescence est ainsi plus fonctionnelle et plus intuitive.

De nouvelles fonctionnalités ont également émergé pendant cette phase : par exemple, un espace en page d’accueil, intitulé « les agents parlent aux agents » offrira à tous les agents la possibilité de s’exprimer et d’échanger sur leurs projets, leurs réussites… en toute liberté.

Élaboration d’une charte éditoriale pour cadrer la production des contenus

L’audit des contenus et l’atelier participatif ont notamment pointé un intranet trop froid et déshumanisé : un style éditorial trop institutionnel, un manque de médias et des textes trop longs. Le manque d’homogénéité dans les textes est également ressorti : les différents auteurs des dossiers et actualités n’écrivent pas de la même façon et cela perturbe la lecture.

Afin de garantir une expérience utilisateur uniforme et durable, Eolas a rédigé une charte éditoriale qui cadre les contenus actuels et futurs de l’intranet. Ce document se veut une véritable feuille de route pour les contributeurs : il définit la ligne éditoriale, les règles de rédaction et d’accessibilité ainsi qu’un guide opérationnel pour les contributeurs.

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